Avec le développement de nouvelles technologies informatiques, la généralisation de dématérialisation des supports, et l’indispensable mobilité de certains collaborateurs, le home office ou télétravail, apparaît comme une solution idéale dans les entreprises. La pratique reste néanmoins marginale dans la plupart des secteurs, ce qui s’explique en partie par un environnement informatique de plus en plus complexe et l’importance de garantir de la sécurité des données. Le home office est le nouveau défi informatique des entreprises qui doivent repenser et optimiser leur système d’information pour s’adapter à l’évolution des pratiques.
Qu’est ce que le home office ?
Le home office désigne une forme d’organisation du travail qui permet aux collaborateurs d’effectuer certaines tâches inhérentes à leurs fonctions à partir d’un lieu autre que les locaux de l’entreprise, le plus souvent à leur domicile, grâce à l’utilisation des technologies informatiques. Sa mise en œuvre peut s’avérer complexe et n’est pas toujours sans conséquences sur l’organisation générale de l’infrastructure informatique de la société. En outre, les mesures indispensables de protection des données, et notamment la sécurité des échanges et des transferts peuvent, dans certains cas, limiter la flexibilité offerte par le home office.
Home office et sécurité informatique
Le fait que le salarié ne soit pas physiquement présent dans les locaux n’exonère pas l’entreprise de ses responsabilités quant au respect des règles en matière de sécurité informatique d’entreprise et de protection des données. Tous les échanges doivent être sécurisés et les modalités d’accès à certaines informations hébergées en data center par exemple doivent être définies de manière stricte. L’usage d’appareils mobiles (comme les smartphones et tablettes) ou l’utilisation d’appareils personnels du collaborateur peuvent constituer un risque majeur pour l’intégrité des données. Si l’ordinateur personnel du collaborateur comporte des malwares ou en vient à être piraté par des cybercriminels, c’est toute la sécurité de l’entreprise qui est mise en péril.
La protection des données dans le cadre du home office
L’entreprise est responsable de l’installation et de l’entretien des équipements nécessaires à la pratique du home office. Il convient également de s’assurer de la conformité des pratiques en matière d’usage de l’informatique. Les modalités du home office doivent être détaillées dans la charte informatique de l’entreprise et les collaborateurs concernés doivent être sensibilisés aux risques informatiques inhérents au télétravail. De plus, afin de faciliter le travail des collaborateurs mobiles, l’équipe informatique doit s’assurer que ce dernier puisse accéder de manière sûre aux informations nécessaire à l’exercice de ses fonctions. Il est par exemple primordial de prévoir un système de partage de fichiers entre salariés afin de garantir la collaboration entre les différents services et ce, même si certains collaborateurs ne sont pas physiquement présents dans les locaux de l’entreprise.
Garantir la sécurité de l’entreprise
L’environnement règlementaire limite parfois possibilité pour les entreprises de pratiquer le home office. Certains domaines d’activité, comme le secteur financier par exemple, présentent de lourde contraintes en matière de contrôle des accès aux ressources. En matière de sécurité informatique, les entreprises doivent pouvoir garantir un contrôle des accès extrêmement stricte même en cas de perte ou de vol des équipements informatiques du salarié. L’accès aux données confidentielles ou personnelles par un tiers doit être rendu impossible à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise. En pratique, cela peut se traduire par une interdiction d’accès à certaines applications ou à certains systèmes d’hébergement pendant les périodes de home office.Si le home office offre un certain nombre d’avantages aux entreprises comme aux salariés, sa mise en œuvre doit être rigoureusement encadrée.
Quelles solutions ?
Néanmoins, la mise en place du home office tout en assurant la sécurité du système d’information est possible. Il faut pour cela mettre en oeuvre un certain nombre de systèmes de sécurité adaptés au télétravail et assurer la promotion des bonnes pratiques auprès des collaborateurs. La protection des équipements contre les cyber-attaques, la mise en place d’un hébergement sécurisé, l’utilisation d’une messagerie d’entreprise externalisée avec des échanges cryptés constituent les premières mesures pour une pratique sereine du home office.
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