La messagerie est l’un des services les plus stratégiques et importants au sein de toute entreprise. Elle sert à effectuer des communications aussi bien internes qu’externes, avec vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients. Un bon service de messagerie doit être performant, disponible et opérationnel à tout moment. La messagerie externalisée d’entreprise est une solution complète qui permet de diluer les problématiques liés aux interruptions de services (électricité, internet, etc.). Cela évite de supporter le risque d’une défaillance interne.
Externaliser sa messagerie, c’est confier la gestion des outils d’administration et de configuration les plus délicats à des experts. Ils s’assureront du bon état et de la mise à jour régulière de l’ensemble de votre système de messagerie. C’est une solution recommandée aux petites et moyennes entreprises, qui n’ont ni le temps ni les ressources pour gérer une messagerie de manière optimale.
Quel est le rôle du prestataire de solution de messagerie externalisée ?
Lorsque vous souscrivez à une offre de solution de messagerie externalisée d’entreprise, vous confiez à un prestataire la gestion de :
- L’administration.
- La réception.
- L’archivage.
- Le triage de vos messages extérieurs.
Mais surtout, le maintien de la solution de messagerie en condition opérationnelle. Le prestataire doit veiller à ce que le service de messagerie soit toujours actifs et dans les meilleures conditions qui soient.
Ce même prestataire s’assure de l’organisation efficace de vos messages afin de minimiser les pertes de temps et les difficultés de gestion, notamment lorsque votre entreprise reçoit plusieurs centaines de messages quotidiennement. Ce prestataire externe gère également la suppression des messages de spam ou à but malveillant, contenant des virus, malwares et autres worms.
Quels sont les bénéfices obtenus et risques évités avec un fonctionnement externalisé ?
Cela constitue un aspect important de la messagerie externalisée d’entreprise. En effet, une simple erreur d’un de vos employés lors de l’ouverture de ses courriers électroniques pourrait entraîner une perte financière conséquente pour votre entreprise. L’absence de tels messages dans votre système de messagerie vous protège de nombreux problèmes potentiels, y compris les vols et les pertes d’importantes données informatiques présentes sur votre infrastructure informatique locale.
La messagerie externalisée d’entreprise présente un autre bénéfice majeur. En vous abonnant à une solution hébergeant votre messagerie à l’extérieur du réseau informatique local de votre entreprise, vous vous délestez de toute responsabilité en matière :
- D’achat.
- De maintenance.
- De mise à jour des serveurs et de l’équipement derrière le système de messagerie.
Vous n’avez pas à assurer la sécurité des serveurs ni à recruter des techniciens spécialisés dans ce domaine pour garantir le bon fonctionnement de votre informatique. Ainsi, vous pouvez utiliser simplement les fonctionnalités de messagerie auxquelles vous êtes habitué. C’est-à-dire l’envoi et la réception de courriers électroniques avec ou sans pièce jointe, le partage de contacts, les agendas partagés et la gestion des plannings. Tout ce qui vous permet une communication rapide et efficace.
Choisir son prestataire en listant ses besoins et critères de recherche
Vous observerez rapidement l’existence d’un très grand nombre de services et de solutions de messagerie externalisée d’entreprise proposés aux PME. Pour choisir la solution qui vous convient, il est important d’établir les besoins de votre entreprise en identifiant vos besoins en matière de ressources et de fonctionnalités au préalable.
Une fois ces besoins établis, sélectionnez un service réputé pour sa grande fiabilité et pour l’expertise de ses équipes. Un support technique (disponible 24h/24 de préférence) inclus dans votre solution est une nécessité absolue. Il garantit le parfait fonctionnement de votre messagerie externalisée d’entreprise à tout moment et représente certainement la tâche la plus importante que vous leur confierez.
Quels sont les autres critères de choix à considérer pour une messagerie externalisée ?
Faites la sélection d’une solution de messagerie externalisée flexible, dont les coûts et les performances s’ajustent aux besoins de votre entreprise. Un mauvais fonctionnement de votre système de messagerie dû à une croissance rapide de votre organisation est un problème majeur à éviter. Aussi, n’hésitez pas à changer de prestataire informatique si vous n’êtes pas satisfait du fonctionnement de votre messagerie externalisée. Une migration vers un autre service minimisera les pertes de temps et d’argent liés au mauvais fonctionnement de votre messagerie.
Privilégiez les services réputés pour leur excellente qualité, même si leur coût est légèrement supérieur. Cela vous permettra d’économiser financièrement sur le long terme.
