Pratiqué chez beaucoup de nos voisins d’Europe comme la Belgique ou la Suède, le télétravail séduit de plus en plus d’entreprises françaises. Pour de nombreuses sociétés, instaurer le télétravail en entreprise est inévitable. D’un autre côté, certains dirigeants français hésitent encore à amorcer cette transition au sein de leur entreprise, doutant de son efficacité ou craignant les failles de sécurité.
Pour instaurer le télétravail au sein de votre entreprise de manière efficace, il est nécessaire de respecter certaines étapes. Les outils et les processus vont varier en fonction des usages et des besoins de votre entreprise.
Un contexte historique pour instaurer le télétravail en entreprise
Avez-vous déjà expérimenté le télétravail dans votre entreprise ? Le confinement du printemps 2020 a été l’occasion d’une première pour de nombreuses sociétés. Les entreprises ont dû revoir et adapter leur façon de travailler et de diriger. Les dirigeants comme les employés ont chacun pu retirer des enseignements de cette expérience. Quels sont les attentes et les nouveaux usages concernant le télétravail, auparavant si peu populaire en France ?
Une transformation digitale accélérée grâce au télétravail
Dans le droit français, la règle principale, c'est la présence physique au travail. Or le confinement du printemps 2020 est arrivé, et soudainement, les entreprises ont dû trouver d’autres solutions pour continuer leur activité. Le télétravail s’est alors imposé pour tous ceux qui le pouvaient. De très nombreuses entreprises n’étaient pas prêtes pour cette expérience. Il a donc fallu mettre en place le matériel et les outils nécessaires à la collaboration à distance. Après cet événement, certaines sociétés ont intégré le télétravail dans leur culture d’entreprise. C’est une étape de plus vers la transformation digitale, mais celle-ci ne se résume pas qu’à l’utilisation du cloud ou à d’autres méthodes innovantes. C’est aussi une transformation de la manière de travailler, d’autres façons de collaborer et de nouvelles attentes. Pour mettre en place le travail à distance, il est important de suivre 4 étapes fondamentales.
1- Bien définir les objectifs et les usages de ses collaborateurs
Le télétravail en entreprise peut générer plus de productivité chez vos collaborateurs et dans le cas des PME notamment, cette solution peut permettre de réduire vos coûts.
Moins de temps perdu dans les transports, gestion plus autonome de son travail, les avantages sont nombreux.
En revanche il est nécessaire d’identifier au préalable les besoins et les usages de chacun.
Il est important de définir les tâches exécutables ou non à domicile, les fonctions de l’entreprise qui sont éligibles au home office et à quelle fréquence.
Le télétravail en entreprise est aussi évidemment basé sur une relation de confiance entre les collaborateurs et sur la capacité de chacun à travailler en autonomie. Pour instaurer le télétravail en entreprise un accord entre employeur et salarié suffit, il n’est plus obligatoire de le spécifier dans les contrats. Le télétravail est facile à mettre en place notamment au sein de PME qui n’ont pas d’accord collectif ou de charte.
Une fois que les conditions et les modalités du télétravail en entreprise sont posées, il est primordial de prendre certaines mesures techniques et d’intégrer des outils dans le quotidien de votre entreprise.
2- Instaurer le télétravail en entreprise, la sécurité avant tout
Nous le disions il y a quelques mois, le VPN (Virtual Personal Network) est désormais un outil indispensable à toute entreprise qui souhaite garantir l’intégrité et la sécurité de ses données. Cette observation est d’autant plus vraie pour instaurer le télétravail en entreprise. En effet, le VPN permet d’accéder à distance et surtout de manière sécurisée, à tous les documents de votre entreprise. Il établit la connexion entre l’ordinateur du collaborateur et les données hébergées sur le serveur, passant par le réseau de l’entreprise.
Dans le cadre du home office, le VPN garantit donc, à vos collaborateurs, un accès sécurisé et rapide aux fichiers et aux données de votre entreprise.
Il est primordial de garantir la sécurité et la productivité de vos équipes même à distance.
3- Le TSE, le service incontournable pour les applicatifs métiers
Développé par Microsoft, le Terminal Serveur Edition est un service qui permet à plusieurs utilisateurs différents d’accéder à un système d’exploitation Windows partagé.
Plus simplement, un TSE permet à vos collaborateurs d’accéder à leur applicatif métier depuis n’importe quel ordinateur en toute sécurité.
Si votre entreprise utilise l’outil Sage pour sa comptabilité ou sa facturation par exemple, le TSE permet à tous vos utilisateurs de l’utiliser depuis leur ordinateur directement depuis chez eux.
De plus, le TSE permet d’administrer et de gérer les droits d’accès de chacun de vos utilisateurs en fonction de leurs usages ou de leur position hiérarchique dans l’entreprise.
4- Instaurer le télétravail en entreprise : les outils indispensables
Toutes les étapes évoquées précédemment sont essentielles pour instaurer efficacement le télétravail en entreprise.
Pour autant si votre entreprise n’introduit pas certains outils dans le processus, le télétravail pourrait avoir l’effet inverse de celui escompté.Il existe de nombreux outils de communication et de gestion de projets qui permettront d’optimiser le travail à distance de vos employés.
Les logiciels IPBX sont des solutions de télécommunications d'entreprise utilisant le protocole internet (IP).
Ces logiciels, comme l'outil 3CX, proposent de nombreux avantages pour instaurer le télétravail en entreprise. Non seulement vos collaborateurs peuvent communiquer entre eux ou avec leurs clients depuis n’importe où, mais ils peuvent également programmer des horaires de disponibilité ou renvoyer les appels sur leur smartphone.Dans le cas où vous craignez qu'instaurer le télétravail en entreprise affecte vos performances, l’IPBX permet également d'avoir un suivi sur la productivité des employés lorsqu'ils travaillent de chez eux.
La mise en place d’une solution Cloud comme Office 365 est aussi indispensable. Ces solutions vous permettent de faciliter la collaboration entre vos employés via des applications de messagerie instantanée ou de calendrier partagé. Il existe plusieurs solutions d'accès aux données pour le télétravail.
Pour finir, il est possible de coupler ces solutions avec un outil de travail collaboratif comme Trello ou Breeze. De cette manière, vos employés en télétravail peuvent garder une visibilité sur les projets en cours et à venir, même à distance.
Les nouvelles attentes des salariés envers leur employeur
Plus de flexibilité
Bien que déployé dans l’urgence, le télétravail a su convaincre une majorité de salariés français. Une étude réalisée par Deskeo en avril 2020 a démontré que 62% des sondés étaient favorables à l’intégration du télétravail dans leur quotidien. En effet, le télétravail apporte son lot d’avantages. Les salariés ont entre autres apprécié le fait de :
- ne plus perdre de temps dans les transports ;
- pouvoir bénéficier d’un environnement calme pour se concentrer ;
- s’organiser comme ils le souhaitent.
Cette nouvelle méthode de travail permet aux employés de gagner du temps, sans pour autant perdre en productivité. Cependant, l’une des principales craintes des sondés, c’est que leur employeur leur refuse le télétravail par culture du présentéisme ou bien par manque de confiance. Les entreprises ont tout intérêt à proposer un management plus adapté aux conditions de travail à distance.
Un management plus moderne et plus souple
Le télétravail a mis en lumière une nouvelle manière de gérer les équipes. Grâce à des outils technologiques, comme les messageries instantanées ou la visioconférence, le contact n’est jamais rompu, mais il n’est pas pour autant continu. Un salarié est donc seul avec ses objectifs en tête quand il télétravaille. Le présentéisme et le management par le contrôle ne sont plus de mise. Les employeurs doivent adapter leur manière de diriger, et accorder plus de confiance et d’autonomie à leurs équipes. Il convient alors de se concentrer sur les résultats, plutôt que sur les processus métiers dans leur globalité.
Une nouvelle façon de s’organiser pour les entreprises
Le télétravail a su convaincre les salariés. Qu'en est-il des employeurs ? Une grande majorité d’entre eux ont conscience que le télétravail n’est pas qu’une tendance de passage. Repenser les fondations de son entreprise et intégrer cette nouvelle méthode de travail entraîne des questionnements. C’est l’occasion de repenser l’agencement de l’espace et des bureaux, notamment en pratiquant le desk sharing. En supprimant les bureaux attitrés et en créant des postes que se partagent les employés présents sur site, cela permet de faire une économie d’espace.
Il convient également de noter que le télétravail nécessite d’apprendre à collaborer autrement. Cela s’effectue par le biais d’outils de gestion ou de communication en ligne. Il ne suffit pas d’en disposer, mais il faut que chaque collaborateur sache s’en servir, ce qui peut nécessiter des formations en interne.
À l’heure qu’il est, de nombreuses entreprises restent encore frileuses au télétravail. C’est pourtant une méthode déjà bien mise en place aux États-Unis ou dans les pays scandinaves. La France aurait-elle un train de retard ? Ce qui est sûr, c’est qu’il est important d’adopter de nouvelles habitudes pour organiser le travail de demain.
Nowteam accompagne les PME dans la gestion et l’exploitation de leur système d’information. Nous vous aidons à instaurer le télétravail au sein de votre entreprise via la mise en place de solutions cloud et de sécurisation des données notamment.
