Sharepoint est un outil collaboratif puissant proposé par Microsoft 365 et qui offre une multitude d’avantages pour les entreprises et les organisations cherchant à améliorer leur productivité et leur collaboration. Il permet notamment le stockage et le partage de documents entre tous les collaborateurs.
Voici quelques-uns de ses avantages :
1. Partage de documents simplifié
Sharepoint 365 permet de stocker, organiser et partager des documents de manière centralisée. Les utilisateurs peuvent créer des bibliothèques de documents pour partager des fichiers avec des collègues, ce qui facilite la gestion, l’organisation et la diffusion d’informations importantes.
2. Collaboration et co-création en temps réel
Les fonctionnalités de coédition en temps réel de Sharepoint Microsoft permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document simultanément, favorisant ainsi la collaboration et réduisant le besoin d’échanges de versions par e-mail !
3. Accès depuis n’importe où
Basé sur le cloud, Sharepoint Microsoft permet aux utilisateurs d’accéder aux documents et aux sites à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, ce qui facilite le travail à distance et en déplacement. L’application Teams, aussi composante de l’écosystème 365, vous permet de communiquer encore plus rapidement avec vos collaborateurs.
4. Gestion des autorisations sur le sharepoint online
Sharepoint 365 offre un contrôle granulaire sur les autorisations d’accès aux documents et aux sites. Les administrateurs peuvent définir qui peut voir, modifier ou partager chaque élément, assurant ainsi la confidentialité des informations.
5. Création de sites sur Sharepoint 365
Les utilisateurs peuvent créer des sites Sharepoint dédiés à des projets, équipes ou départements spécifiques. Ces sites peuvent être personnalisés avec des listes, des bibliothèques, des flux d’actualités et d’autres éléments adaptés aux besoins spécifiques de chaque groupe.
6. Flux de travail ou workflows automatisés
Power Automate est étroitement lié à Sharepoint online. Vous pouvez commencer avec l’un des plus de 100 modèles Sharepoint, ou créer votre propre flux de travail (ou workflow) qui s’intègre à Sharepoint en partant de zéro.
Voici quelques-uns des principaux scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser Power Automate avec Sharepoint :
- Gérer les flux d’approbation.
- Travailler avec des fichiers et des listes créés avec Microsoft Lists.
- Migrer depuis des workflows vers Power Automate.
En effet, les listes créées avec Microsoft Lists et les bibliothèques Sharepoint vous permettent de définir des colonnes de métadonnées personnalisées pour suivre les dates. Avec l’intégration de Power Automate avec Sharepoint, vous pouvez facilement créer des flux de rappel, basés sur des colonnes Date/Heure dans Sharepoint 365. Avec les flux de rappel, vous recevez une alerte par e-mail personnel, un nombre prédéterminé de jours à l’avance avant une date, pour tout document ou élément dans Sharepoint.
7. Intégration avec d’autres applications Microsoft
SharePoint offre une intégration harmonieuse avec d’autres outils Microsoft tels que Word, Excel, PowerPoint et Teams. Cette synergie assure une expérience fluide et cohérente tout au long du flux de travail, vous permettant d’accéder facilement à vos fichiers depuis votre appareil, que ce soit pour les télécharger ou les charger.
8. Sécurité renforcée sur le sharepoint online
Étant une partie intégrante de l’écosystème Microsoft 365, Sharepoint bénéficie des mesures de sécurité avancées de Microsoft, telles que le chiffrement des données, l’authentification multi-facteurs et la conformité aux réglementations ! Adoptez Microsoft 365, les experts NowTeam s’occupent de tout !
Conclusion :
En somme, Sharepoint de Microsoft 365 offre une plateforme solide pour la collaboration, le partage de documents et la gestion des processus au sein des organisations. En utilisant Sharepoint de manière efficace, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, leur communication et leur agilité, tout en garantissant un contrôle approprié sur leurs données.
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