À l’heure où le télétravail est de plus en plus pratiqué par les entreprises, comment faciliter la communication entre collaborateurs ? En effet, pour maintenir le contact et optimiser le travail d’équipe à distance, les employeurs doivent adopter de nouveaux outils. La réponse de Microsoft, c’est SharePoint, une plateforme de gestion du travail collaboratif. Créée il y a 19 ans, elle permet aux collaborateurs de travailler ensemble, en ligne, peu importe où ils se trouvent.
SharePoint, qu’est-ce que c’est ?
Développé par Microsoft, SharePoint est un outil de gestion du travail collaboratif basé sur le cloud. Avec lui, on stocke, on organise, on partage. Il fonctionne comme un intranet et permet également la création de sites dynamiques dédiés pour chaque équipe ou projet.
SharePoint facilite le travail collaboratif. Au sein d’une organisation, il est utilisé pour partager facilement des informations, des fichiers, des données ou bien encore des événements. Tous les membres peuvent accéder à leur espace depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
Pourquoi utiliser SharePoint pour améliorer la gestion du travail collaboratif ?
L’outil collaboratif de Microsoft offre de nombreux avantages. Tout d’abord, les applications d’Office 365 s’intègrent parfaitement à la plateforme, idéal si l’on utilise déjà ces outils. Ensuite, cette plateforme cloud de collaboration permet de bénéficier d’un véritable espace de travail virtuel. Chacun peut y collaborer efficacement, en toute sécurité.
Favoriser le travail d’équipe à distance
Quand on a des collaborateurs qui travaillent à distance, ou sont souvent en déplacement, SharePoint s’avère être une solution bien utile. Tout est centralisé au même endroit, grâce au cloud. C’est aussi un outil pratique pour partager des éléments avec des clients. C’est un gain de temps, mais aussi un gain de productivité. En temps réel, plusieurs personnes peuvent travailler sur les mêmes projets, et y apporter des modifications de manière instantanée.
Gagner du temps grâce aux flux d’automatisation
SharePoint permet également d’automatiser des tâches répétitives. La création d’un flux de travail (ou « workflow » en anglais) permet de ne plus perdre de temps avec des opérations à faibles valeurs ajoutées. On peut ainsi définir des chaînes d’approbation pour valider des documents, ou des formulaires, comme une demande de congé ou des devis par exemple. Cela limite également les erreurs et oublis.
Bénéficier d’un espace collaboratif sécurisé
Avec SharePoint, il est possible de définir les droits d’accès des utilisateurs en fonction des besoins. Ainsi, si certaines données sont confidentielles, celles-ci sont visibles uniquement par les personnes concernées. La plateforme permet de créer aisément des groupes d’utilisateurs afin de leur attribuer des droits sur des dossiers spécifiques (équipe de commerciaux, service RH, administration, etc). Il est même possible de limiter l’accès à un contenu en fonction de la position géographique de l’utilisateur. Grâce à un accès sécurisé, les données sont bien gardées des personnes extérieures au groupe.
Vous l’aurez compris, un outil collaboratif de Microsoft comme SharePoint permet de gagner en efficacité et en productivité. La centralisation des informations et la gestion des flux d’informations permettent de gagner en efficacité. Il contribue également à la bonne gestion des documents, en les sécurisant dans des espaces restreints. Pouvoir communiquer aisément et se partager des informations est un vrai atout pour les équipes qui travaillent à distance. SharePoint est disponible sur PC, Mac et appareils mobiles.
Faites appel à un expert informatique, comme NowTeam pour migrer vers la solution Microsoft office 365 tout en sécurité.
